Digitalisasi Pengelolaan Surat Masuk melalui Pendampingan Database di Dinas PUPR Sumatera Utara
DOI:
https://doi.org/10.53513/abdi.v6i2.13229Keywords:
digitalisasi administrasi, database, surat masuk, Microsoft Access, pendampinganAbstract
Pengelolaan surat masuk merupakan salah satu aktivitas administrasi yang berperan penting dalam menjamin kelancaran penyampaian informasi dan pengarsipan dokumen pada instansi pemerintah. Namun, proses pencatatan surat masuk di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR) Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan secara manual sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan pencarian data, duplikasi pencatatan, serta rendahnya efisiensi administrasi. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam mengelola surat masuk melalui digitalisasi berbasis database. Metode pelaksanaan meliputi identifikasi kebutuhan mitra, pelatihan penggunaan database menggunakan Microsoft Access, pendampingan implementasi sistem, serta evaluasi hasil penerapan. Luaran kegiatan berupa database surat masuk yang terdiri atas tabel, form input, query, dan laporan sehingga proses pencatatan, pencarian, serta penyusunan laporan surat menjadi lebih cepat dan terstruktur. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa peserta mampu mengoperasikan database sesuai prosedur, melakukan input data secara mandiri, serta memanfaatkan fitur pencarian dan pelaporan untuk mendukung pekerjaan administrasi. Kegiatan ini memberikan dampak positif terhadap peningkatan kompetensi pegawai, efisiensi pengelolaan surat masuk, serta mendukung transformasi digital administrasi pada Dinas PUPR Provinsi Sumatera Utara.
References
Djumrianti, D., & Sastrawinata, H. (2026). Pelatihan Kearsipan Elektronik Berbasis Microsoft Access 365 pada Kantor Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan Politeknik Negeri Sriwijaya , Indonesia Pendahuluan. 6(2), 155–162.
Izzati, A. U., Izzati, A. U., Hushori, A., Suharmanto, A., Anindea, F., Nurcahaya, C., & Yogasnumurti, R. R. (2025). Model ADDIE untuk Transformasi Digital: Inovasi Sistem Informasi Sekolah Berbasis Microsoft Access. Jurnal Pengabdian Masyarakat Inovasi Indonesia, 3(6), 435–450. https://doi.org/10.54082/jpmii.986
Marheni, D. K. (2024). Penerapan Sistem Informasi Inventaris Berbasis Microsoft Access pada UMKM Casa Baker. 5(2), 1437–1447.
Pawana, I. G. N. A., Jayantari, M. W., & Nugraha, M. D. (2024). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Fakultas Vokasi Universitas Warmadewa. Jurnal Ilmiah Telsinas Elektro, Sipil Dan Teknik Informasi, 7(2), 128–144. https://doi.org/10.38043/telsinas.v7i2.5486
Wijaya, R. A., & Fithri, D. L. (2025). Pelatihan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis Web Melalui E- Arsip di Balai Desa Gribig Training on Web-Based Incoming and Outgoing Letter Archiving Information System through E-Archive at Gribig Village Hall.
Yuanita, I., Sumiarti, E., & Chandra, B. (2025). Pelatihan Digitalisasi Pengelolaan Surat Berbasis Microsoft Access bagi Tenaga Kependidikan dan Guru di SMK Swasta Nasional , Kota Padang , Sumatera Barat. 3(6), 507–516.
