Pengembangan Aplikasi Persuratan Elektronik Sebagai Pendukung Pengelolaan Administrasi Dokumen

Abstract

Untuk mendukung keberlangsungan dan efisiensi proses manajemen administrasi, pengelolaan administrasi yang berbasis elektronik harus diimplementasikan dalam bentuk inovasi pengelolaan dokumen resmi. Diperlukan adanya inovasi dalam cara mengelola surat secara digital dimulai dari aktivitas menerima, mendata, menyimpan, dan menghapus surat, sehingga akan tercipta hasil kinerja yang transparan dan tepat. Dengan menerapkan manajemen surat terkomputerisasi, maka diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Sehingga, kegiatan seperti disposisi surat dari pimpinan ke pegawai, sebaran surat undangan oleh pimpinan ke pegawai dan ajuan surat dari pegawai ke pimpinan dapat difasilitasi melalui aplikasi persuratan elektronik. Dengan demikian, akan memudahkan seluruh sivitas akademika dalam komunikasi di mana pun dan kapan pun. Dalam kegiatan pengembangan aplikasi persuratan UNJA, akan digunakan metode waterfall yang hanya sebatas pada implementasi saja. Terdapat fitur yang paling utama untuk tersedia di dalam aplikasi persuratan UNJA, yaitu fitur template surat sesuai dengan jenis surat, fitur editor online untuk mengetik surat pada template surat secara online, dan fitur tanda tangan elektronik tersertifikasi yang dapat menguatkan kekuatan hukum yang sah atas surat yang dibuat. Oleh karena itu, Universitas Jambi melalui Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi melakukan pengembangan aplikasi persuratan elektronik untuk lingkungan internal universitas. Dengan aplikasi tersebut, diharapkan dapat memudahkan dalam membuat surat melalui template surat yang telah tersedia di aplikasi namun tetap mempunyai kekuatan hukum yang sah, dan dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan di lingkungan universitas melalui bantuan teknologi.